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Devising method to think (beta)
自己実現の道を考える為のメソッド…を、考え続ける(^-^; …きっとずっとver.βのままの、青山葵の考式ブログです。

本を纏める理由

ノートに記された本の内容さて、前の記事で読んだ本をまとめると書きましたが、まとめるのにはもう二つほど理由が在りますので書いておきます。特に実用書だったりビジネス書と呼ばれるものに対してですが。

その前に、所謂「本」ってそこそこのページ数がありますよね?よく読まれるものでも、200ページくらいから、500ページくらい?でしょうか。前に一言「A4一枚に」なんて話を書きましたが、本にするにはそれなりのページ数が必要になります。
それは、本という体裁の所為もありますが、一番大事なことは「ある程度の時間を拘束する」ことにもあります。重要な点だけを箇条書きにして伝えるのなら、ほんの数ページでも足りるような内容であっても、その本に接する時間や、そのことを考える時間をページ数で提供する…もしくは、重要な点を、やさしく解説するのにある程度のページ数を必要とするといった意味で、です。

これって、学校の授業や何かの講習会やセミナーでも同じですよね。重要な部分だけを説明してもうまく伝わらないものを、時間や空間的な拘束の中で浸透させるのです。


話を戻して、本をまとめる理由。上の話に繋がりますが、ひとつは授業などでノートをとらないヒトはあまりいないと思いますが、本を読むことはある意味、本から何かの情報を引き出すのと同じです。情報を手に入れたら、記憶だけに頼らず、メモやノートをとる。そうして、後からノートを見直して記憶を呼び起こしたり、確認したりするわけです。


もうひとつ。本は長いです。(本に限らず、HPの記事などもそうですが)正直に言えば、そのなかで語られている内容の全てが自分にとって重要な情報ばかりとは限りません。中には、選ばれている言葉によって、言葉巧みに誘導されている場合があったりするわけです。ある程度の時間を拘束されそれだけに触れていることで、知らず知らずに受け入れる状態になってしまっている場合もあります。その本が、何を伝えようとしているのか。情報以外の要素を省いたときに何が残るのか。全てが受け入れることの出来るものばかりではありません。全体としては良いけれど、この部分だけは何か納得がいかないとか、全体として微妙な内容だけれど、この部分は共感できるとか。
つまり、「この本の著者は何が言いたいのか?」が、多くのページ数に埋もれてしまわないように…そんなことを、確認するためのまとめです。
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ブラウザの使い分け…その後

最近では、不具合を理由に選ぶことのできないモノが減ってきたように感じます(^-^)そういう意味では純粋に?機能で選ぶことが出来るのは有り難いことです。
ブラウザもそのひとつ。

以前の記事で、用途によってブラウザを使い分けているといった記事を書きましたが…少し変化してきた部分もあるので書いておきます。
最近は、ホームページ作成のお手伝いをさせていただく機会もあったり自分自身のいくつかのサイトのカスタマイズを手がけたりすることもあって、いくつものブラウザで確認する作業なども行っています。そのため、インストールするブラウザも増えていくのですが…折角インストールするのなら、用途ごとに使いやすいブラウザを使い分けていこうと考えています。

Sleipnir2.6.2
カスタマイズと開発的?な要素に関してはピカ一です。多分、FireFoxにも同様のプラグインがあったりするのかもしれませんが、やはり国産の強み。解り易くてカスタマイズによって痒いところに手が届く感じも捨てがたいものがあります。ちょっとした調べものや自分のサイトの管理ページへのアクセスなど、ブラウズの中心的な役割を担っています。表示中のページ全体のキャプチャ(SnapCrab)や表示中のページの構造解析(Hawkeye)なんて時にプラグインの数々が大変役に立ちます。ブックマークの保存なども、主にこのブラウザになります。

Grani
これはSleipnirの簡易版?ですが、mixi関連のツールであるmixChainを使うために入れています。以前はFireFoxにあったコミュニケーションサイトの殆どがこちらに移りました。ブックマークで管理することが苦手なので、良く見に行くサイトはすべてタブに広げています。mixi関連のツールは、各ブラウザ用のツールバーやデスクトップアプリなど色々あるのですが、mixChainのシンプルな足跡表示と一時間以内にアクセスしたマイミクの色分けや日記の新着表示といったものが、mixiにつながなくても確認できるのが重宝しています。タブには、mixi gree edita などが並びます。

ireFox2.0
Google関連のツールを使うにはやはり一番でしょう。タブにはiGoogle, Gmail, GoogleCalendar といったツールが並びます。ブログの記事の下書きなどもGoogleNotebookを使っているので、タブは固定です。FireFoxもプラグインが豊富にそろっているので重宝しています。最近では、僕自身のGoogle依存が高まっているので(笑)手放せなくなってきました。

IE7
基本的に設定を変更しないで使うのに変わりはありません。デフォルトブラウザで、マイクロソフト系のツールに繋ぐ際には良く使います(頻度は高くありませんが)。他には、仕事関連だったりIEを指定するサイトの確認だったり。イントラネットへのアクセスなどに使っています。また、操作方法を聞かれたときに答えられるように…なんて理由から使う機会も多いです。

Opera9.26
あまり使っていないため、ブラウザとしての基本性能などは知らない部分が多いのですが…独自の描画エンジンを積んでいるのでしょうか、サイトの表示確認などに使っています。でも、面白い機能が所々に散りばめられている感じがするので、意外に使えるモノなのかも知れないと、思うことがあります。

LunaScape4
基本的にIEの見た目がフルカスタマイズできるブラウザといった感覚です。描画エンジンに限らず、基本的な部分はIEと共通のようです。そのためもあって動作に重さを感じさせますが…委託されたサイトの管理や確認のためのタブを並べてあります。使用頻度はあまり高くは有りませんが、キレイなブラウザですね。


6つも並んでしまいましたね(笑)
でも、ブックマークを駆使する使い方が苦手なので、用途に応じてブラウザを丸ごと使い分けるという運用もアリかな?と思います。ただ、ブックマークの保存や移行、アカウント情報の保存といったものが多少気を使う部分では有りますが。。。
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葵式GTD的 毎朝の仕事

A7Z手帳ですが、最近では手放せないツールになってきました。それを活用できるのも、エクセルでリストの管理をしているからだと思いますが。inbox_image

GTDの6つのリストである…
A Action
P Plan
C Calendar
W Waiting for..
S Someday
M Materials

これらと、葵式GTDで追加したいくつかのリストの項目が、エクセルの表の上にすべて並んでいます。すべてがここです。
何か新しい予定ができたり、やりたいことややらなければならないことが生まれると、とりあえずこのリストに追加していきます。
日付やコンテキストなどの情報も書く欄を用意していますが、最低限「内容」と「どのリストに入れる項目か(リストの選択)」だけは書くようにしています。(記入日や目標期日や適当な表示順、仕事とプライベートの区別など…印刷時の表示順を決めるための情報も必要に応じて入力します。)

毎朝の仕事は、
1. このエクセルの表を開き、ざっと見直す。
2. エクセルのマクロを活用して、ソートし印刷用の別のシートにコピーする
3. A4の用紙に印刷する
4. それを縦に半分に切って折りたたむ
5. A7Z手帳に差し込んで
6. それを元に仕事を開始する。

です。写真のような感じになります。
リストA7Z手帳とリスト

時間にして、10分くらいでしょうか?この時間を確保することと、習慣化されると…ある意味、GTDの何割かは実践できることになると思います。
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メモをどうする?

メモについて考えてみました。

新しく発生した「仕事の情報」のメモ。行動や思考の記録として「ユビキタス・キャプチャー」のメモ。アイデアや思いつき、「気付き」を書き留めるメモ。後で参照したい情報の受け皿としてのメモ…。etc...
至る所で発生する「メモ」ですが、それをどのように管理・活用するのかを考えてみました。メモの扱いなんてそんなのたいした問題じゃないでしょ?といわれるかもしれませんが…本人にとってはいたって重要な問題なのです。

一口にメモといっても様々なカタチがあります。

上に書いたのはどちらかといえば「用途」ですが、どんなものに書くのか?も重要です。手帳に含まれている罫線のページ、ポストイットなどの付箋、ノートの切れ端や裏紙を裁断したメモ用紙。素敵な人から手渡されたペーパーナプキンに書かれた電話番号のメモなんてのもあるそうですね(^-^)
そんな、人から貰ったメモにしても自分で書いたメモにしても、それが埋もれてしまってはそこに書かれていた折角の情報を見失ってしまうことになります。後で思い出そうとしても手遅れに…そうならないための、メモ術?です。

先ずは「何に書くのか?」

僕は基本的に「メモパッド」を使っています。ノートタイプでなくメモパッドを使うのは幾つかの理由がありますが、最大の理由は、「一枚一枚簡単に切り離せる」ことです。そこには、メリットとデメリットが存在しますので、それを整理してみます。
切り離せることのメリット切り離すことでのデメリット
要らないページを抜き取れるバラバラになって紛失しやすい
並べ替え、分類がしやすい時系列的に並ばなくなる
広げて見渡せる捲って探す際の作業性が悪い

他にもありそうですが、こうしてあげてみるだけでもメリットとデメリットがそれぞれ相反する内容になってしまいます。同時にデメリットになっている部分はノートタイプのメモでのメリットになりそうです。しかし、メリットにあげたものはそれぞれに外したくない項目ばかりなので、必要なのはそれらのデメリットを無くす為にどうするか?という発想ですね。

メモの整理ところで、メモパッド以外のメモについても考えておきたいとおもいます。ノートタイプの手帳であれば「そう言えば前に書いたな…」とページをめくることで見つけ出すことが出来るかもしれません。背が綴じられ繋がっていることで捲りやすくなっています。しかし、2冊3冊前のノートを持ち歩くことは滅多に有りませんので「必要な情報だけを」というわけには行きません。それに不要な部分を切り離したりするのには、多少の躊躇が有ると思います。
また、PCや携帯でアクセスできるサービスやローカルに置かれたファイルであってもそういったものを使っての仕事で無い場合には、直ぐに…といった用途に適わない場合もあります。勿論、多くの情報をアクセスしやすい場所に置いておくことは重要ですし、紙のメモでは実現できない非常に便利な機能もあるので用途に応じて使い分けることになるかもしれません。
こう考えると、「ノートタイプの便利さ」を兼ね備えたメモパッドを活用しつつ、PCや携帯でアクセスできる場所にはそれに有った情報を置く。そんなカタチが良いように感じます。

とりあえず今回は、メモパッドです。

メモパッドのデメリットを克服する方法を考えてみます。
メモパッドを携帯する方法ですが、RHODIAの皮ケースなど実用的でお洒落なものが多く売られていますのでそれを活用します。と、言いたいところなのですが…先日の記事に書いた百円ショップのケースを愛用しています。ただし、メモパッドの大きさによっては納まらない場合があるので…只今、次のカタチを検討しているのですが…必要なのは、ポケットの中でメモ用紙が折れたりしわにならず、メモを書きやすく可能な限り大きさや重さが増さないことです。今のところ、百円均一のもので十分に足りていますが。

書かれたメモをどうするのか→メモホルダー

メモホルダー一枚一枚切り離せることがメリットとは言っても書いたそばから切り離してしまうわけでは有りません。とりあえず、切り離さずにそのままです。しかし、5枚、10枚、20枚と増えていくと書かれたメモは様々な内容を含み、並べ替えたり入れ替えたりしたくなりますので、別の場所に保管します。とはいえ分割された紙のメモをポケットに放り込んではクシャクシャになってしまいますし、手帳や財布などに挟んでも、その存在を忘れたり意味がなくなってしまいます。そこで(ここまで来てやっと本題に入るわけですが…)切り離されたメモは、保管・携帯・整理のための「メモホルダー」に突っ込んでしまいます。このメモホルダーは、表紙の代わりになるシートとダブルクリップで作られた非常にシンプルな道具ですが、非常に強力なツールでも有ります。放り込まれたメモは、暫くの間このメモホルダーの中で熟成させます。

メモホルダーの構造

正直なところ、このメモホルダーの紹介の為にこれだけ長い記事が必要か?と言う気がしないでもないですが…特徴などを述べていきます。
・表紙の代わりになる比較的しっかりしたシート(クリアホルダーを切る)
・ダブルクリップで固定することで参照時にノートタイプの様に捲り易い
・表表紙のシートははさみこまない加工をしてあるので開きやすい
・ダブルクリップなので閉じるとしっかりホールドされる
・自由に好きなサイズで簡単に作れる
・唯一の欠点は、一緒に入れたものに傷が付く可能性が有ること?
こんな「メモホルダー」は、如何でしょうか?(^-^;

活用するための整理

メモホルダーに収められたメモは、書いた直後は参照したいときにパラパラと捲って調べられます。クリップで固定されていますし、開きやすい構造なので小さな手帳を使うのと何ら変わりません(タブン)。そして、時間のある時にはホルダーの中で並べ替えたり付箋を貼ったり、要らないものを捨てたり…と、その場で整理できます。必要に応じてGTDの処理のチャートに流しリストに収めたり、週次のレビューの段階ではメモを机に広げて分類整理、追加の情報記載などの作業をすることになると思います。そうやって分類されたものに、親和図法などで行われるような「表札」をつけたり、まとめたりしてGTDの処理のチャートに流し込みそれぞれの場所(リスト)に収めていきます。そこから先は、GTD/APの処理に任せることになります。

そんな感じで…メモを多く書く人は、メモを上手く活用するための一時保管の為の「メモホルダー」を持つ事をお勧めします。いや、実際…使ってみると便利なんですよこれが!(笑)
ただ、挟むだけなんですけどね(^_-)-☆
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GTDユビキタス?その2

A7ジャバラ手帳によるGTD/AP的 リストとメモの携帯方法

前回の記事であげた写真の手帳ですが…カバーは百円ショップで縦横2冊セットで売られていた手帳のものです(^-^; サイズはA7。これはA4サイズの8分の1の面積ですね。そして、一番重要な点が、透明なビニールのケースに入っているということです。そこに、印刷しジャバラ状に折りたたんだ、「GTDの3つのリストとinbox用のメモパッド」を挿して作った手帳で、「GTD/APユビキタス?」を実現しています。

・Inbox(MomePad)
・次のアクション(Action / ToDo)
・カレンダー(Calender / Schedule)
・連絡待ち(Waiting for / Don't forget)

手帳自体の構造は、多くの方が試されているモノを組み合わせたりしたわけですが、この方式のポイントは次の3つです。
  • A4に印刷されたものを出来るだけ少ない手間で携帯可能とすること。
  • システム手帳の様なリングなどを使ってサイズが大きくならないこと。
  • 安く簡単に手に入るもので継続的に使い続けられるモノであること。

そして、目的は一つ。
  • 常に必要な行動の為の情報と道具を持ち歩く為に。

さっそく、実際の作成の手順ですが…
PCで管理されている上の3つのリストから必要になりそうな部分(アクションと連絡待ちは最新の全て、カレンダーは向こう2か月分程度)をカットアンドペーストでA7×8ページで作成されたエクセルの書式にコピーします。勿論、裏用と表用の書式を使い分けて、A4一枚に16ページ分の印刷を行います(手帳に差し込む部分には他の情報を印刷しているので実際には12ページ分です)
その印刷された用紙をA4用紙を縦に2枚に切り、それぞれをジャバラ状に折り畳んで百均手帳のビニールカバーに差し込んで終了。基本的には参照用のシートですが、手書きで記入することも考えた文字サイズ(罫線の間隔)で作られています。
A7noteの作り方また、縦型のほうはA7サイズのメモパッドを必要に応じて追加してinbox+様々なメモ(行動記録や思いつきアイデアメモ etc..)に活用します。巷では、Rhodia#11や大判のポストイットが人気ですが、僕の場合以前はRhodiaでしたが最近はもっぱら「記念品」や「百均」のA7サイズメモを愛用しています。

A7ジャバラ手帳こういった「いつも手元におきたいリスト」を携帯電話やPDAなどを使って管理することも可能ですが、A7ジャバラ手帳も、一つの例として如何でしょうか。

どんな方法にせよ、自分のスタイルや目的にあった使いやすいツールを選ぶこと、必要とする情報を取捨選択してシンプルにまとめることの2点が肝心です。
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GTDユビキタス?その1

GTD/AP的にどんな情報を常に手元に置いておくべきか?

想像してみましょう(どんな場合にでも、大切なのはイメージです(^-^)b )

「ふぅ…」と、ひと仕事終えて休息を取る為に席を離れて廊下を歩いている時に声を掛けられます。

1.「木曜日までに会議の資料を作っておいてくれ」
2.「例の呑み会、来週の金曜日の7時に決まったから」
3.「あ、なんか良いアイデアが浮かんだかも…」
4.「そうだ、休憩に行くついでにできる事は?」

なんて事、無いですか?ひと休みしようと席を立ったあなたは、システム手帳はデスクに、上着さえも椅子に掛けたままです。今は、せいぜいシャツのポケットに入る最小限のツールしか手元にはありません。そんな時に、必要となるものをGTDのリストで考えて見たいとおもいます。

・次のアクション(Action / ToDo)
・カレンダー(Calender / Schedule)
・連絡待ち(Waiting for / Don't forget)
・プロジェクト(Projects)
・参照資料(Materials)
・いつかきっと(Someday Maybe)
  +
・Inbox(memo)

GTDのリストとして6つ有りますが、これにinboxを加えて「いつでも手元に有って欲しいもの」を絞ります。

これらの中で、上のような状況下で必要となるものはなんでしょうか。

総て新しい仕事として先ずは「Inbox」に記録する事になりますが(実際のリストへの振り分けは後で行います)記録すればいいと言う訳には行きません。多くの場合に「確認」する作業が付きまといますので、そこに対応できる状況にしておきたいものです。

1.「木曜日までに会議の資料を作っておいてくれ」
新しい仕事の依頼なので「inbox」への記録と同時に、他の仕事の状況を把握するために「次のアクション」を確認する必要があるかもしれません。

2.「例の呑み会、来週の金曜日の7時に決まったから」
「カレンダー」のチェックと、「連絡待ち」の消し込みが必要そうです。

3.「あ、なんか良いアイデアが浮かんだかも…」
アイデアを書きとめて「Inbox」に放り込みます。

4.「そうだ、休憩に行くついでにできる事は?」
もちろん「次のアクション」の確認です。

そんな風に、新しく発生した情報に最低限必要な行動(記録と確認)をいつでもどこでも出来る状態(ユビキタス)にしておくことも大切です。

上の例から抽出した、「いつも携帯しておきたいモノ」は…

・Inbox(MomePad)
・次のアクション(Action / ToDo)
・カレンダー(Calender / Schedule)
・連絡待ち(Waiting for / Don't forget)

ダイソー ミニ メモ&ノートこの辺りでしょうか?実態のある「物」を要求される事や仕事の具体的な状況を確認する必要のあることは、こんなシチュエーションでは少ないと思いますので、「参照資料」や「プロジェクト」は除きましょう。また、「いつかきっと」は、常に目にしておきたいところですが…多分、一番かさばるものだと思いますし他者からの要求で確認する種類のものではないでしょうからこれも省きます。

それら4つのアイテムを、常に携帯する…その方法を考えてみたいと思います。
※ちなみに写真は、そんな用途に使っている¥100均一の「ミニメモ&ノート」です。
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小さな心掛けで日々変化

日々変化する為にも、意識的に何かを心掛けるというのはどうでしょうか。
常々心掛けている何かがある方も居るとは思いますが、この場合は変化するためにちょっとだけ違う形での工夫です。

本を読んでも世の中には様々な心掛けるべきルールとでも言えるような言葉が沢山有ります。そんな心に響く先人の知恵も、一度に沢山のモノを自分のものにしようとしてもなかなか難しいものです。覚えられないし、やるべきことが沢山有りすぎて戸惑ってしまうから。

そんな沢山有る心掛けるべきことを、毎日一つとか二つとか選んで心掛けることで、焦らずに少しずつ自分のものにして積み重ねていく。という試みです。そうして…

先人達の多くの知恵を借り、一つずつ自分のものにして自分自身を好ましく変えていけたら素敵だと思います。


出典は「江戸しぐさ」でも「人生のルール」でも「マーフィーの法則」でも「○○の名言」でも…自分なりの思いつきでも。その日、一日に心掛けたいことの一つ二つを手帳や目に止まる場所に記して、一日を過ごしてみましょう。

そして、一日の終わりに「出来なかったなぁ」と思ったら、また次の日に心掛ければいいですし。上手くいったら自分を誉めてあげたり。日々繰り返すことが出来たなら、時々は新しい心掛けに以前のモノをもう一度追加してみたりしながら。毎日、少しずつ積み重ね確かめていくことが大切です。

ひょっとしたら、英単語や四時熟語や歴史の記憶などもそんな風に積み重ねていくのが良いのかも知れないですね。

日々の積み重ね…継続は力です(^-^)
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丁寧にメモをとる

メモをとりましょう。
人はただ覚えようとするよりも書く事で記憶に刻まれるそうです。そのためにも、メモをとることは大切です。後で、そのメモを見ることが無かったとしても、書いたという事実が重要なのです。

そして、メモをとる時はできるだけ丁寧に。走り書きでも何でも書くことが大事だと言われることもありますが、個人的には何かの書類を書く場合などよりも「丁寧に」書くことが大切だと思っています。
丁寧に。動作の美しい人の箸の上げ下げの様に。職人の手先の様に。気持ちを集中してメモをとる。メモ程度なら走り書きして時間を節約してもたかが知れているでしょ?そんな節約よりも、指先に意識を集中して丁寧に書くことでこそ記憶に留まるように思います。
そうすれば書いたことを忘れ難くなって、「メモをとることで記憶に留める」のに好ましいように感じますし、文字を丁寧に書くということは、他者に対しても自分自身に対しても、より好ましい印象を与えることにも繋がりますから。

メモだからこそ、丁寧に(^-^)b

メモこそ丁寧に!
…メモは筆で書く…
なんてのも良いかもしれません(^_^A

美しい文字では有りませんが…
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