考式LOGO

Devising method to think (beta)
自己実現の道を考える為のメソッド…を、考え続ける(^-^; …きっとずっとver.βのままの、青山葵の考式ブログです。

葵式GTD ←GTD/AP

実は最近…GTD/AP との表記がちょっと気になっています。
こちらで「自分なりのやり方に名前をつける」といった理由で「GTD/AP=GTD aoi personal」としたわけですが…そもそも、GTD/APという手法?が存在するかのように捕らえられてしまいそう…などと感じてしまうのがその理由です。

このブログのタイトルは「考式」と言いますが、「考える方法」といった意味で、これまた造語で…別に僕の名前が「考」で「考さん式の」といった意味ではありません(笑
なので、「考式GTD」なんてのも、良さそうでいてなんか違う。「考式式GTD」では、くどい。「考式風GTD」も料理のレシピ集みたい(ある意味正しいですが)と、考えをめぐらせています。

そんなわけで、「青山葵式のGTDのやり方」という意味で、「葵式GTD」と表記することに決めました。これまでの記事を書き換えるのも大変なので…今日から変更します。

葵式GTD ← GTD/AP = GTD + α です(^-^)

春ですし…今日から気分一新です(笑)
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GTD「処理」の実際

GTD/APでの実際の処理(仕事のリストへの振り分け)方法

参考までに…僕の行っている実際の方法ですが、Inboxから渡された情報は総て単独のエクセルのシートに書かれます。その仕事のボリュームや質などは無視して一件につき一行で入力していきます。
それぞれの項目に「処理のチャート」に従って「どのリストに収めるか」のマークをつけていきます。プロジェクトなら[P]アクションなら[A]…といった具合に(このあたりの手順は、GTD「処理」のチャートを参考に)。

また、隣のセルには「曖昧な優先順位」を0〜9の数字で適当につけていきます。デフォルトは5、重要そうなら数字を小さく、そうでないなら大きくといった感じです。この優先順位は並べ替えたときの表示順を決める程度で実際の仕事の優先順位を決定すると言うほど考慮されたものではありません(GTDでは優先順位をつけません)

そして、それをエクセルのソート機能を使って並べ替えます。その結果、リストの種類ごとに分類され同時に優先順位の高いものが上に来るように並びます。並べ替えた後に優先順位を調整したり印刷したりして「リストの作成」は完了です。

エクセルを使う理由は、「単純な入力だけで総ての情報を一元化したい」、「並べ替えやマクロを使った処理で自動化したい」からで、印刷やタスクの終了管理・システムノートとの連携など…の部分でマクロを活用しています。
処理と整理
その後、出来上がったリストからそれぞれのツールに移すことで「整理」を行います(図の右半分)。
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GTDのリスト

GTDのリストって、どんなものがあるの?

GTD(GTD/AP)でのリストを表にしてみました。細かい部分に関しては、今後まとめていくつもりですが…GTDに措いては「総てを書き出すこと」「リストを作ること」「レビューすること」ことの3点が要だと思いますので(もちろん、その後の実行が一番肝心なのは言うまでもありませんが…)、各リストの用途とレビューのタイミングをしっかりと掴んでおく必要があります。

リストレビュー用途・備考
アクション
Action
逐次次の行動・やるべき事。
今! ここで! 何を? どうする?
完了が明確に定義されていること
実際の行動はここから!
カレンダー
Calender
毎朝計画では無くその中の予定
その日その時に対処できること
今ではない時点での具体的な行動
締め切りではない→Project
連絡待ち
Waiting for
随時他に依頼したものの結果待ち依頼そのものはアクションやカレンダーに
プロジェクト
Projects
随時計画。複雑・期限が決まっているもの
タスクを分解・検討する必要があるもの
いつかきっと
Someday
/ Maybe
毎週いつかきっとやってみたいこと。
まだ明確ではない夢や目標
行動を起こす/やる気になったら期限を決めて上の段階に移行
参照資料
Materials
必要今すぐに必要でなくてもいずれ必要になると思うもの。
必要に応じて参照したいもの。
備忘録
ストック
Stock
やり遂げたことの記録として保管用
ゴミ箱
Trash
いらないもの捨てる

これらのリストに、GTD「処理」のチャートに沿って分類していきます。
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GTD 「処理」

GTD以前の記事のGTD/APの手順でも書きましたが、少々複雑な印象があったので、処理のステップだけを再度チャートにしてみました。

「新しい仕事が舞い込んで来た」或いは「ある仕事に着目した」あとの、その仕事を「各リストに割り振る」部分の流れです。

詳細についてはGTDの解説本や解説サイト・以前の記事を参照して頂くとして、まずはこのチャートを覚えてしまいます。

仕事に関する情報が入ってくる場所(inbox)と、それらを収めるべき場所(各リスト)さえしっかり用意されていれば、あとは個々の仕事をこのチャートに沿って振り分けていくだけです。
今すぐに実行できる(2分以内に完了する)もの以外は総てリストに収めます。

GTDの初期の段階での「総ての仕事」を書き出したものの振り分けにも、週次レビューの時に追加される仕事にも、日々発生する新しい仕事にも、このシンプルなチャートが役に立つと思います。

リストに収めてしまったら…それぞれの仕事の事はスッキリ忘れてしまいましょう(^-^)b
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GTDに思う事

ところで、GTD(Getting Things Done.)は「ストレスフリーの仕事術」と言われますが、GTDの中での「仕事」とは「解決すべき総てのモノ・コト」を意味します。つまり、所謂…利益をあげる為の仕事だけではなく、人の営みの中の総ての事柄(例えば…夢を叶えるとか、人生を豊かにするとか、日常を快適に過ごすとか、趣味を伸ばすとか、家族や恋人とのこととか、映画を観に行くとか、呑み会に行く、本を読むとか…数え上げたらきりがないくらい)に適用することが出来ます。それがあえて、仕事術と言われるのは…マーケティング的な理由、つまりそう表現した方が受け容れられやすい、ニーズが多かったからなのでしょうね。。

また、ツールを選ばないということは、紙やペン・手帳・PC・サービスやアプリケーションと言った物理的な装置としてのツールだけではなく、様々な考え方や方法論などのメソッド(技術)を組み合わせることも出来るという意味に捉えて良いと思います。

例えば、リストの中身を夢や人生の目標と考えアクションをそこに繋がる行動とすれば「夢を叶える○○術」と考えることも出来ます。リストをビジュアル化(見える化)して活用することでイメージを膨らませたり意識付けを行ったりすることも出来ます。最初に総てのモノ・コトをリストアップする時にマインドマップや親和図法的な手法を活用して漏れの無い情報収集を行うこと、日常的な入力ではメモ術やノート術なども活用できそうです。それらの管理や運用にPCやインターネット上のサービスを使うことも出来ますし、手帳などの古くからのツールを活用することも出来ます。また、アファーメーションなどのポジティブシンキング手法を組み合わせることで自己実現・自己啓発の方法論とみることも出来ます。(個々の方法論が自分にあっているか?などと言う意味で、役に立つかどうかは未知数ですが。)

それらから…GTDは、これまでに身に付けた(もしくは試みた)様々な習慣や装置・技術などを組み合わせ活用するためのベースとなる概念…システムを作り上げるためのテンプレートの一つと考えることが出来そうです。

…と、言った考えの元に…GTD/AoiPersonalを進めています(^-^)
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GTDの流れ(GTD/AP)

GTDチャート先ずは、全体像の把握です。GTDの作業の流れを図にしてみました。ステップは、収集〜実行の5つです。

1.収集
総てのものを頭の外に出し、身の回りと頭の中をすっきりさせます。
・初めに身の回りのコトモノ、頭の中にあるコトモノをすべてinboxに集めます(これらのコトモノをGTDでは仕事と呼びます)
・日常的には、発生の都度inboxに入れ処理→整理します

2.処理
収集された仕事をリストに振り分けます。左のチャートの様に分けていきますが、ここはそれ程神経質にならなくても構いません。収集したものがどこかのリストにあることが大切です。リストにあれば適当なタイミングでのレビューで見直すことも出来ます。

内容リスト
・やるべきことが解っている具体的な行動→アクション
・それらの中で今でなくても良いもの→カレンダー
・誰かにやってもらっていること→連絡待ち
・複雑な手順のもの・検討の必要のあるもの→プロジェクト
・まだ詳細を検討しないもの→いつかきっと
・役に立ちそうだが具体的な行動の伴わないもの→参照資料
・やる意思や、やる必要がなさそうなもの→ごみ箱

3.整理
処理されたものをそれぞれのツールで管理します。これも自分の使いやすいツールを自由に選ぶことが出来ますが、そのツールを選ぶこととその活用が工夫のしどころかもしれません。基本的には、どんな方法でも正解ですが、次のステップであるレビューをしやすい方法を選びます。例としては、こんな感じでしょうか。

・アクション:ToDoリスト・メモ用紙・カード・携帯・PDA etc.
・カレンダー:スケジュール帳・壁のカレンダー・リマインダ etc.
・連絡・待ち:付箋・チェックシート・手帳・メモ etc.
・プロジェクト:計画表・専用書式 etc.
・いつかきっと:ノート・壁紙・手帳 etc.
・参照資料:ファイル・手帳 etc.

4.再検討(レビュー)
処理された項目を各タイミングで再検討(レビュー)し、それをリスト間で移動したり変換したりします。また、次の行動を決める際に「次のアクションリストを確認する」といった作業も、レビューと考えます。つまり、それぞれのリストを見て何等かの判断や処理をすることを総て GTD/APではレビューと捉えています。
リストレビュー内容
アクション逐次実施状況を確認・次の行動決定
カレンダー毎朝今日の分をアクションに
連絡・待ち随時状況を確認
プロジェクト随時具体的な行動検討・決定
いつかきっと毎週行動に移すかを検討
参照資料毎週整理整頓(要・不要の判断など)
全体毎週見直し

5.実行
リスト(アクション)を元に実際の行動に移します。
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自分なりのGTD(GTD/AP)

GTDGTDは特別な局面での「仕事術」などではなく、日常的な仕事や生活をストレスフリーで上手く回すための概念に近いものです。「夢を実現するための」なんて言葉を冠しても良いかもしれません(その場合は、GTDなんて頭文字より優しい印象の言葉に変えて?)特別なツールが用意されているわけでもなく、使い慣れたツールを自由に組み合わせて運用する事が出来ます。だからこそ実際に活用するには、個々人が様々な習慣やツールと組み合わせて「自分なりのシステム」を構築することが出来るといいと思います。自分にとって自然な形で、それぞれの仕事や生活の中で、自然な習慣として継続的に運用して行くことが大切です。

そんな仕組みを作り上げる事を目的として、先ずは…GTDの手順を自分なりに解釈して理解を深めるためにまとめてみたいと思います。
また、ついでと言ってはナンですが…それに「GTD / Aoi Personal (GTD/AP)」なんて名前を与えておきます。別段、深い意味はありませんが…自分なりのGTDと、いうことで(^-^)
そして、GTDをベースにしながらも先人達の様々な知恵や技術を盛り込んで、より良い仕組みにしていけたらと、考えています。

GTDは頭の中にあるものを総て外に出して、すっきりとストレスフリーで効果的に物事を成し遂げるための概念です。ですから、GTDそのものが頭の中でモヤモヤしてしまうと本末転倒ですので…出来るだけシンプルに仕組みを作ってしまうのが良いかと思います。(検討段階では、モヤモヤが募るかもしれませんが…)
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GTD(Getting Things Done)のステップ

個々の道具の使い方や様々な手順を考える際に、全体像を思い浮かべられたほうが良いですね。このブログ自体「思いつき順」に書いているので、つかみ所が難しかったりしますし(^-^;

ベースになる考え方は「GTD(Getting Things Done)」に近いものだと思います。それが何か?といった部分については検索していただければ、イヤになるほど?見つけられると思うのでそちらを参照していただいて。

仕事の進め方の基本的な考え方であるGTDですが、実は大袈裟に言えば「人生」や「生活」と言ったものを考える場合でも役に立つ技術・考え方だと、個人的には思っています。と言うよりも、多くの人が実践している様々な方法を、体系化して名前を与えたモノが「GTD」だと思っているから。きっと、多くのメソッドでも個々人の習慣でも…同じような事をやっていると思います。

前置きは兎も角…僕の備忘録もかねて、GDTのステップを揚げて置きますね。

GTDステップとリスト
収集
 頭の中の「気になっていること」をすべて紙に書き出す。
処理
 ぞれぞれについてシステマチックに以下のリストに仕分けする。
 ・いつかやる/きっとやるリスト(週に一度)
 ・資料リスト(必要に応じて)
 ・カレンダー/連絡待ちリスト(毎朝一回)
 ・プロジェクトリスト(随時)
 ・次に取るべき行動リスト(随時)
整理
 自分がやり易い形、方法、仕組みに組み入れる。
レビュー
 今、何が必要かをリストの確認頻度に応じて定期的に確認・見直す。
実行
 やるべきこと、やれることを実行する。

そして、それらを繰り返す事。


シンプルですよね(^-^)とは言え何事もそうですが…続ける事が大切です。

あ、そうそう。GTDは「仕事」の進め方に良いと思いますが、先に書いたように人生や日常、僕としてはそんな部分を考えるための仕組みとして活かせたらって思っています。最初に書き出す「気になっていること」は、したい事や欲しいもの…夢や望みも多く含まれていると思いますから。

大切なのは…
総てを見える形にして定期的に確認すること
…です(^-^)b
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